Gastgebende Einrichtung

• Zustimmung einholen/in Kenntnis setzen der Institutsleitung und des*r Dekan*in über den geplanten Aufenthalt des*r Gastwissenschaftler*in
• Verfügbarkeit der Arbeitsplatzinfrastruktur (Schreibtisch, Telefon, ggf. PC) sowie Zugang (Schlüsselkarte, Transponderberechtigung) am Institut klären und bereitstellen
• Mit dem Gast Rahmenbedingungen des Aufenthaltes abstimmen (Zweck, Dauer und Finanzierung des Aufenthaltes sowie zur Verfügung stehende Infrastruktur)
• Einladungsschreiben ausstellen und an den Gast versenden (bei Erasmus+ Mobilitäten muss zusätzlich die Mobilitätsvereinbarung zu Unterrichts-oder Fort- und Weiterbildungszwecken ausgefüllt werden!)
• International Scholar Services über den geplanten Aufenthalt informieren
• Ihre Mitarbeiter*innen und Kolleg*innen an Ihrer Einrichtung über die geplante Aufnahme eines*r Gastwissenschaftler*in informieren

• Persönliche Begrüßung des Gastes nach Anreise an der TH, ggf. zusammen mit den ISS
• Vorstellung des Gastes in der Einrichtung
• Fachliche Betreuung gewährleisten, ggf. weitere Ansprechpartner*innen in der Einrichtung benennen, die bei organisatorischen Belangen weiterhelfen können
• Je nach Dauer des Aufenthaltes sollten regelmäßige Meetings und Feedbackgespräche mit dem Gast stattfinden
• Abschlussgespräch vor Ende des Aufenthaltes

• Fortsetzung gemeinsamer Projekte oder weitere Kontaktpflege
• Planung eines eventuellen Gegenbesuchs

2020 beträgt der einheitliche Tagessatz bis zum 14. Aufenthaltstag 160 EUR für Mobilitäten nach Deutschland (Incoming). Vom 15. bis 60. Fördertag der Personalmobilität entspricht die Förderung 70 % des Tagessatzes. Zu den Tagessätzen kommen Reisekosten in Abhängigkeit von Distanzen zwischen Ausgangs- und Zielort der Mobilität, die einheitlich mit einem Berechnungsinstrument ermittelt werden. Erstattet werden, je Aufenthalt und in Abhängigkeit von der Distanz, folgende Beträge:

Wenn Sie Interesse haben, Mitarbeiter*innen aus einem ausländischen Unternehmen oder Organisation einzuladen, wenden Sie sich bitte an Frau Brüderle.

Bitte berücksichtigen Sie, dass die Betreuung eines*r Gastwissenschaftlers*in Zeit in Anspruch nimmt, insbesondere, wenn Ihr Gast noch nie in Deutschland gewesen ist und auch die deutsche Sprache nicht spricht. In diesen Fällen braucht ein Gast mehr Unterstützung sich an der Hochschule und in Deutschland zurechtzufinden. Die International Scholar Services werden bei der ersten Orientierung unterstützend zur Seite stehen. Sie selbst sollten jedoch gerade in der Anfangsphase für Ihren Gast erreichbar und ansprechbar sein.

Sie können dem Gast auch eine*n Ihrer erfahrenen Mitarbeiter*innen oder Kolleg*innen als zusätzliche*n Ansprechpartner*in zur Seite stellen, der von Kolleg*in zu Kolleg*in auch schnell informell weiterhelfen kann. Bitte beachten Sie hierbei jedoch, dass in vielen Kulturen Hierarchien und Status eine wichtige Rolle spielen und der Gast enttäuscht oder irritiert sein kann, wenn Sie ihm eine rangniedere Person als alleinige*n Ansprechpartner*in zur Seite stellen und selbst nicht zur Verfügung stehen.

Auch nach der ersten Eingewöhnungsphase sollten Sie regelmäßige Treffen mit Ihren Gastwissenschaftler*innen vereinbaren, um so in Kontakt zu bleiben und Problemen vorzubeugen.

Begrüßen Sie ihre Gastwissenschaftler*innen persönlich. Stellen Sie Ihre Gäste Ihren Kolleg*innen und Mitarbeiter*innen an ihrem Institut vor und integrieren Sie sie in die Fakultät.

Sensibilisieren Sie auch Ihre Kolleg*innen und Mitarbeiter*innen im Vorfeld dafür, dass sich ein*e Gastwissenschaftler*in mit einem anderen kulturellen Hintergrund an Ihrem Institut aufhalten wird und dieser mit Offenheit, Verständnis, und Toleranz begegnet werden sollte.

Helfen Sie Ihrem Gast in jedem Fall sich schnell einzuarbeiten und wohl zu fühlen. Das schafft Vertrauen und erhöht die Qualität in der Zusammenarbeit. Bieten Sie Ihrem Gast an mit Ihnen in die Mensa zu gehen, mit Kolleg*innen einen Kaffee zu trinken und involvieren Sie ihn in Aktivitäten an ihrem Institut. Machen Sie auch auf interessante Veranstaltungen innerhalb und außerhalb der Hochschule aufmerksam.

Wir Deutschen trennen gerne das Berufs- und Privatleben, aber vielleicht wechseln Sie auch mal ein paar persönliche Worte und geben Sie auch Tipps zur Freizeitgestaltung, wenn jemand neu in Köln angekommen ist. Oder Sie springen doch mal über Ihren Schatten und finden Gelegenheit Ihrem Gast etwas von Köln oder Umgebung zu zeigen oder verabreden sich zu einem Essen außerhalb der Hochschule. Egal wie Sie es angehen, Ihr Gast wird es mit Sicherheit freuen.

Zu Beginn des Aufenthaltes ist es wichtig mit den Gastwissenschaftler*innen über die gegenseitigen Erwartungen im Rahmen des Aufenthaltes zu sprechen. Fragen Sie Ihre Gäste, wie sie sich ihren Gastaufenthalt an der Hochschule vorstellen und erläutern Sie, Ihre eigenen Vorstellungen. So kann eine gute Basis für die Zusammenarbeit während des Aufenthaltes gelegt, ggf. gemeinsame Ziele vereinbart und Missverständnissen vorgebeugt werden.

Es kann auch hilfreich sein, regelmäßige Feedbackgespräche zu führen, um sicherzustellen, dass der Aufenthalt für alle Beteiligten zufriedenstellend verläuft.

In der Kommunikation und der Zusammenarbeit mit internationalen Gastwissenschaftler*innen ist es wichtig, sich bewusst zu machen, dass viele Aspekte unserer Denk- und Arbeitsweisen durch unsere Kultur geprägt sind. Dinge, die wir Deutschen als selbstverständlich erachten, sind nicht unbedingt eine Selbstverständlichkeit für Kolleg*innen, die in einem anderen kulturellen Umfeld aufgewachsen sind und umgekehrt. Gerade im Berufsleben gibt es einige typisch deutsche Verhaltensweisen, die für uns als „Tugenden“ gelten, die von außen betrachtet jedoch auch ganz anders interpretiert werden können.

In der Infox rechts haben wir für unsere Gastwissenschaftler*innen die wichtigsten deutschen Kulturstandards zusammengefasst. Vielleicht lohnt es sich auch für Sie diese (nochmal) zu reflektieren.