Start-up der TH Köln entwickelt Wissensmanagement-Tool für den Mittelstand

Das Team von Knwoledge in a Box: v.l. Lukas Klaßen, Patrick Bala und Till Hoffmann. (Bild: Wolfgang Borrs/BMWK)

„Durch den Renteneintritt der so genannten Baby-Boomer – also der Generation, die zwischen 1945 und 1964 geboren worden ist – droht mittelständischen Unternehmen ein massiver Wissensverlust. Zudem bringt die Digitalisierung stetig neue Veränderungen im Arbeitsalltag. Diese Entwicklungen macht Wissensmanagement in Unternehmen immer wichtiger. Bisherige Tools bieten dafür zwar unzählige Funktionen zur Erstellung von aufwendigen Inhalten. Allerdings stellen diese häufig nicht verlässlich genug sicher, dass Informationen schnell und einfach gefunden werden“, sagt Patrick Bala, der das Start-up gemeinsam mit Till Hoffmann und Lukas Klaßen gegründet hat. Die Folgen seien langwierige Suchen, Unwissenheit über die Existenz von Dokumenten und veraltete Informationen.

Das Start-up entwickelt deshalb ein Tool, das den Nutzer*innen die richtige Hilfe im richtigen Moment bereitstellt. So soll die Suchzeit reduziert werden und Unternehmen sollen vorhandene Ressourcen besser nutzen. „Klassische Tools verwenden Baumstrukturen oder Suchfelder. Das setzt allerdings voraus, dass entweder die Struktur für Mitarbeitende nachvollziehbar ist oder sie die richtigen Suchbegriffe eingeben. Wir wollen Informationen dagegen kontextbasiert verfügbar machen. Egal, welche Webseite geöffnet ist: Wenn dazu wissenswerter Content existiert, werden Nutzer*innen darauf aufmerksam gemacht. Wenn Mitarbeitende zum Beispiel die Seite eines Buchungsportals für Hotels öffnen, erscheinen alle relevanten internen Informationen zu Geschäftsreisen“, so Hoffmann.

Ein digitaler Zwilling als Abbild des Unternehmens

Die Anwendung von Knowledge in a Box basiert auf einer so genannten Graphendatenbank. „Mit Hilfe dieser modernen Datenbank müssen wir Informationen nicht klassisch in Tabellen speichern, sondern können sie als einzelne Objekte erfassen,“ erläutert Klaßen, der an der TH Köln den berufsbegleitenden Masterstudiengang Web Science absolviert und sich in seiner Abschlussarbeit mit Graphendatenbanken beschäftigt hat. „So werden alle Personen, Ressourcen, Abläufe, Systeme, Maschinen und Standorte in das System eingepflegt und in einen gemeinsamen Kontext gebracht. Auf diese Weise entsteht ein digitaler Zwilling, also eine Art digitales Abbild des Unternehmensnetzwerks.“

Wird eine Webseite aufgerufen, gleicht ein digitaler Assistent die jeweilige URL in Echtzeit mit Übereinstimmungen im Digitalen Zwilling ab. Die Ergebnisse werden dann nach Relevanz sortiert und bereitgestellt. „So erhalten Mitarbeitende alle wichtigen Inhalte, bevor sie selbst danach suchen müssen“, sagt Klaßen. Neben der Webanwendung wird es auch eine mobile Variante des Tools geben: Dazu werden NFC-Aufkleber oder QR-Codes beispielsweise an Maschinen oder anderen physischen Objekten angebracht. Diese können mit Informationen zu Anleitungen, Checklisten oder häufigen Fehlern versehen werden und vor Ort mit dem Smartphone ausgelesen werden. So könnten Unternehmen künftig auf gedruckte Anleitungen verzichten.

Wissen als Ressource immer wichtiger

„Wissensorientierte Geschäftsmodelle werden für die Industrie zunehmend wichtig. Denn die Bedeutung von Wissen wächst in den Unternehmen und ebenso wird die Frage immer relevanter, wie man dieses speichert und nutzbar macht“, sagt Prof. Dr. Monika Engelen vom Institute for Business Administration and Leadership der TH Köln, die das Team betriebswirtschaftlich begleitet. „Knowledge in a Box überzeugt mit seinem praktischen und intuitiven Ansatz – das macht die Lösung besonders für mittelständische Unternehmen interessant.“

Neben der Betreuung durch Engelen profitiert das Team auch von den vielfältigen Möglichkeiten für Gründende an der TH Köln. Die Hochschule unterstützt Start-ups und bietet Gründungsteams eine individuelle Beratung bei der Realisierung ihrer Vorhaben. So erhält Knowledge in a Box Büroflächen im Coworking Space des Gateway Gründungsservice der TH Köln am Campus Deutz und wird von diesem vernetzt sowie umfassend beraten.